ทำไม Dropbox บริษัทเทคถึงเลือกให้พนักงานทำงานทางไกลทั้งหมด

หลายบริษัทเลิกระบบทำงานทางไกลที่เริ่มมาตั้งแต่ช่วงโควิด-19 แล้ว แต่ Dropbox บริษัทเทคโนโลยีจากซานฟรานซิสโกไม่มีแผนเรียกพนักงานกลับเข้าออฟฟิศ ผู้ให้บริการคลาวด์สโตเรจรายนี้ใช้รูปแบบ "virtual-first" กับพนักงานทุกคนตั้งแต่ปี 2020 และพัฒนาต่อเนื่องตลอดมา ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล เมลานี โรเซนวอสเซอร์ บอกว่าการให้พนักงานทำงานจากที่ไหนก็ได้ ช่วยบริษัทดึงดูดและรักษาคนเก่ง พนักงานจัดตารางตัวเองได้นอกเหนือจากช่วงประชุมหลัก 4 ชั่วโมง โรเซนวอสเซอร์บอกว่า Dropbox จัดกิจกรรมพบปะแบบเจอตัวกันอย่างน้อยทุกไตรมาส และพนักงานที่อยู่ในพื้นที่เดียวกันก็เจอกันทุกหนึ่งหรือสองสัปดาห์

นิวยอร์ก (AP) — หลายบริษัทเลิกระบบทำงานทางไกลที่เริ่มมาตั้งแต่ช่วงโควิด-19 ทั้งที่พนักงานหลายคนที่ชินกับการทำงานที่บ้านยังต้านอยู่

แต่ Dropbox ไม่มีแผนเรียกพนักงานกลับเข้าออฟฟิศ หลังจากใช้รูปแบบ "virtual-first" ตั้งแต่ปี 2020 (พ.ศ. 2563) บริษัทเทคโนโลยีจากซานฟรานซิสโกแห่งนี้ทำเป้าหมายทางการเงินทั้งหมดได้สำเร็จ และยังคงยึดมั่นที่จะให้การทำงานทางไกลเป็นเรื่องปกติของพนักงานส่วนใหญ่ ตามที่เมลานี โรเซนวอสเซอร์ (Melanie Rosenwasser) ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลกล่าว

"โรคระบาดได้ทดสอบข้อสันนิษฐานของเราที่ว่า ต้องเจอกันต่อหน้าถึงจะทำงานได้ดี" เธอกล่าว

การให้พนักงานทำงานจากที่ไหนก็ได้ช่วยให้ Dropbox รักษาคนเก่ง โรเซนวอสเซอร์ ผู้นำทีม HR ของผู้ให้บริการคลาวด์สโตเรจรายนี้กล่าว เมื่อเวลาผ่านไป บริษัทได้ปรับปรุงการจัดตารางงาน วิธีการประชุม และโปรแกรมดูแลความเป็นอยู่ของพนักงาน เพื่อให้ตอบโจทย์พนักงานแบบกระจายตัวได้ดีขึ้น

"มันสำคัญมากสำหรับเราที่จะรักษาท่าทีนี้ไว้ ในขณะที่บริษัทอื่นๆ อีกมากมายในหลายอุตสาหกรรมกำลังบังคับให้คนกลับเข้าออฟฟิศ" โรเซนวอสเซอร์กล่าว

ในการสัมภาษณ์กับ Associated Press โรเซนวอสเซอร์เล่าถึงวิธีที่ Dropbox เติบโตกับพนักงานทำงานทางไกล และวิธีจัดกิจกรรมพบปะกันเพื่อสร้างชุมชน คำตอบของเธอถูกตัดต่อให้กระชับและชัดเจน

AP: ทำไม Dropbox ถึงเลือกรูปแบบ virtual-first

โรเซนวอสเซอร์: เราไม่ใช่ไฮบริดอย่างชัดเจน เราคิดว่ามันเลวร้ายที่สุดทุกด้าน คือพนักงานต้องนั่งรถนานๆ มาออฟฟิศแค่เพื่อนั่ง Zoom เพราะเพื่อนร่วมงานส่วนใหญ่อยู่กระจายกัน เราเชื่อจริงๆ ในการสร้างสนามแข่งที่เท่าเทียม กฎคือทุกคนทำงานเดี่ยวจากระยะไกล แต่เราก็ยังมารวมตัวกันต่อหน้าอย่างน้อยทุกไตรมาส เพื่อกำหนดกลยุทธ์ เชื่อมต่อ สร้างทีม และเชื่อมความสัมพันธ์

โมเดลนี้สร้างบนแนวคิดที่ว่า ความยืดหยุ่นและอิสระเป็นสกุลเงินใหม่ของการทำงานสมัยใหม่ เราเห็นประโยชน์ในการรับสมัครงาน การมีส่วนร่วม การรักษาพนักงาน และการประหยัดค่าใช้จ่าย

AP: ทำงานยังไง

โรเซนวอสเซอร์: เราใส่ใจมากกับการทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้นจริง เราเป็น asynchronous โดยปริยาย หมายความว่าเราสื่อสารและตัดสินใจส่วนใหญ่ผ่านการเขียน เรามีโครงสร้างที่เรียกว่าช่วงเวลาร่วมมือหลัก (core collaboration hours) ซึ่งเป็นช่วง 4 ชั่วโมงสำหรับการประชุมที่ทับซ้อนกันตามเขตเวลา เวลาที่เหลือเป็นของคุณ สำหรับงานที่ต้องคิดลึก ตอบอีเมล หรือทำโครงการเดี่ยวต่อ

เราหมกมุ่นกับ "สุขอนามัยการประชุม" มาก เวลาที่เรามาเจอกันและประชุม เราอยากตั้งใจกับกฎกติกาจริงๆ เราเน้นสิ่งที่เรียกว่า 3D คือ discuss (พูดคุย), debate (โต้แย้ง), หรือ decide (ตัดสินใจ) ถ้าไม่มีสิ่งใดเลย ก็ไม่จำเป็นต้องประชุม

AP: นอกเหนือจากช่วงประชุมหลัก คนสามารถจัดตารางเองได้ไหม

โรเซนวอสเซอร์: ช่วงประชุมหลักดี เพราะทุกคนรู้ว่านี่คือเวลาที่จะเจอเพื่อนร่วมงาน นอกเหนือจากนั้น คุณออกแบบวันทำงานตามที่คุณชอบ บางคนเลิกงานบ่ายเร็วเพราะต้องดูแลลูก แต่กลับมาทำงานช่วงดึก เพราะนั่นคือวิธีที่เขาอยากทำงาน เราอนุญาตให้ทำได้ และทุกทีมก็ตกลงกันเรื่องนี้ ทุกคนจะได้รู้ตารางงานของกันและกัน และปรับให้เข้ากันได้

AP: โมเดล virtual-first มีความท้าทายอะไรบ้าง

โรเซนวอสเซอร์: อย่างแรกคือเรื่องการหมดไฟ (burnout) และความสำคัญของการตั้งขอบเขต เมื่อทำงานที่บ้าน ชีวิตส่วนตัวกับชีวิตการทำงานจะปนกัน นั่นจึงเป็นเหตุผลที่เราตั้งใจสร้างวันทำงานแบบไม่เป็นเส้นตรง (non-linear workdays) ตามความชอบส่วนบุคคล

เวลาทำงานทางไกล คุณจะนั่งๆ ไม่ขยับมาก เราทดลองโปรแกรมชื่อ "Meet & Move" เราเอาพนักงานชุดหนึ่งให้ประชุมทั้งหมดผ่านโทรศัพท์ขณะกำลังขยับตัว เขาสามารถเดินเล่นข้างนอก หรือเดินไปมาในบ้าน แต่ไม่ต้องนั่งหน้ากล้อง

เรามีโครงการประสิทธิภาพการประชุมทั้งบริษัท จริงๆ ปัญหาไม่ใช่จำนวนการประชุม แต่เป็นการแบ่งช่วงประชุม เช่น เช้ามีประชุมสองรายการ พักสิบห้านาที แล้วประชุมต่ออีกชั่วโมงครึ่ง พักอีกสามสิบนาที พอเป็นแบบนี้ ช่วงพักสิบห้าหรือสามสิบนาทีก็ทำอะไรเป็นชิ้นเป็นอันไม่ได้

ในทีม HR เรากำจัดการประชุมเก่าที่ไม่จำเป็นแล้วทั้งหมด เราสร้างการประชุมให้รวมเป็นกลุ่ม วันจันทร์กับพุธสำหรับวันต่อวัน วันอังคารสำหรับประชุมทีม วันศุกร์สำหรับสัมภาษณ์ เราพยายามใช้ตารางเดียวกัน เราจัดประชุมได้มีประสิทธิภาพและมีเวลาโฟกัสมากขึ้น ตอนนี้เรากำลังคิดจะขยายไปทั้งบริษัท

AP: สร้างชุมชนยังไง

โรเซนวอสเซอร์: มี "ภาษีความสัมพันธ์" เวลาทำงานทางไกล เพราะคุณไม่ได้เจอกันต่อหน้าทุกวัน คุณก็จะไม่มีช่วงเวลาธรรมชาติแห่งการเชื่อมต่อ การไปสัมมนานอกสถานที่ทุกไตรมาสเป็นวิธีหนึ่งที่ดีที่สุดในการสร้างทีมเวิร์กและความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่ง เรามีทีมจัดสัมมนานอกสถานที่โดยเฉพาะ เพื่อช่วยผู้นำในการจัดวาระ วิทยากรรับเชิญ สถานที่ และโรงแรม

เราต้องตั้งใจมากกับการ onboard เพราะเกิดขึ้นทางไกล ทุกคนจะได้ "เพื่อนคู่หู onboarding" ซึ่งเป็นคนในทีม คอยพาทำความเข้าใจ เจอกันทุกวัน แล้วค่อยๆ ลดเหลือสัปดาห์ละครั้ง พวกเขายังได้พี่เลี้ยง (mentor) ที่อาจอยู่ในหรือนอกทีม

คนที่อยู่ในเมืองหรือใกล้กัน จะมาเจอกันทุกสัปดาห์หรือทุกสองสัปดาห์ ในกิจกรรมต่างๆ อาจเป็นกิจกรรมจิตอาสา หรือเวลามีผู้บริหารมาที่เมืองนั้น เราก็จัดงาน fireside chat และเชิญคนทำงานในพื้นที่นั้นมาร่วม ทุกอย่างมีงบช่วย และไม่บังคับ

AP: ผู้นำ Dropbox ต้องเลิกอะไรเพื่อให้สิ่งนี้ทำงานได้

โรเซนวอสเซอร์: มีความเข้าใจผิดว่าเมื่ออยู่ในออฟฟิศและเห็นคนในทีมได้ คุณสามารถสันนิษฐานได้ว่าเขากำลังทำสิ่งที่ควรทำอยู่ แต่จริงๆ คนที่เคยทำงานในออฟฟิศก็รู้ว่าไม่จำเป็นต้องเป็นแบบนั้น มีสิ่งรบกวนเยอะมาก ทั้งฟิตเนส โยคะที่ออฟฟิศ ยังไม่นับคนที่เดินผ่านโต๊ะคุณแล้วเริ่มคุยตอนคุณกำลังคิดงาน

ทุกวันนี้ ทุกคนใน Dropbox เห็นได้ว่าทีมไหนรับผิดชอบอะไร ทุกรายการในแผนงาน เมื่อไหร่จะเสร็จ และจะเสร็จยังไง เราโปร่งใสมากเรื่องเป้าหมายและสิ่งที่ทีมต่างๆ ทำ

เราไม่ต้องจัดการขนาดเล็กว่าเขาอยู่ตรงนั้นไหม เพราะเราตั้งเป้าไว้ และเขาทำได้หรือไม่ได้ การตั้งเป้าหมายอย่างชัดเจนกลายเป็นส่วนสำคัญของรูปแบบการทำงานของเรา

การประชุมของเราทุกครั้งเริ่มด้วยเอกสารที่เขียนไว้ คนจะใช้เวลา 5–10 นาทีแรกของการประชุมอ่าน แล้วจึงเปิดกล้องและคุย มันดีมากสำหรับความชัดเจนทางความคิด เพราะการเขียนชัดคือการคิดชัด มันบังคับให้คุณเอาความคิดและข้อเสนอใส่ในรูปแบบที่คนเข้าใจได้

ที่มา : Associated Press

tag:#Dropbox #RemoteWork #ทำงานทางไกล #VirtualFirst #WorkFromHome #ทีมงาน #เทคโนโลยี #ทำงานที่บ้าน #BeWell #ข่าวธุรกิจ #BusinessNews #FarangThai