AI จดบันทึกการประชุม เพิ่มมารยาทใหม่ที่ต้องรู้ในโลกออนไลน์

นิวยอร์ก (AP) — การเปิดใช้เครื่องมือปัญญาประดิษฐ์ (AI) เพื่อจดบันทึกและสรุปข้อมูลสำคัญจากการประชุมออนไลน์อาจฟังดูน่าดึงดูดใจ เพียงไม่กี่วินาทีหลังจากที่ผู้ช่วย AI เข้าร่วมประชุมทางวิดีโอนานหนึ่งชั่วโมง มันสามารถสรุปประเด็นสำคัญและจัดทำรายการสิ่งที่ต้องทำให้กับผู้เข้าร่วมทุกคนได้ทันที

แต่วิธีที่เครื่องมือจดบันทึก AI ยอดนิยมใช้ทำงานเหล่านั้น กลับทำให้บางคนหลีกเลี่ยงที่จะใช้มัน เทคโนโลยีนี้เปลี่ยนทุกสิ่งที่พูดในที่ประชุมให้กลายเป็นข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลบุคลากรที่เป็นความลับ กลยุทธ์ขององค์กร ความลับทางการค้า และคำพูดที่อาจถูกมองว่าเป็นหลักฐานเอาผิดในภายหลัง ทั้งหมดนี้อาจตกไปอยู่ในมือที่ไม่ควรได้รับ

"มีความเสี่ยงมหาศาลต่อองค์กรจากเครื่องมือจดบันทึก AI" เอมี ดูเฟรน (Amy Dufrane) ประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ HRCI ผู้ให้บริการฝึกอบรมและออกใบรับรองด้านทรัพยากรบุคคล กล่าว "ฉันไม่คิดว่าบริษัทควรใช้มันเลย"

เครื่องมือจดบันทึก AI คือแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์หรืออุปกรณ์ที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ การรู้จำเสียงพูด และโมเดลภาษาขนาดใหญ่ เพื่อบันทึก ถอดความ และสรุปบทสนทนา เครื่องมือเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อประหยัดเวลาและเพิ่มการมีส่วนร่วม แต่ผู้เชี่ยวชาญในหลายสาขาระบุว่ามีเหตุผลที่ควรระมัดระวัง

ปัญหาสำคัญที่สุดคือความไม่แน่นอนว่าข้อมูลที่เก็บรวบรวมไปนั้นถูกจัดเก็บไว้ที่ไหนและนานแค่ไหน นักเคลื่อนไหวด้านความเป็นส่วนตัวกังวลว่าบริษัทเบื้องหลังเครื่องมือจดบันทึก AI เหล่านี้กำลังสร้าง "ลายเสียง" (voiceprint) โดยไม่ได้รับความยินยอม ลายเสียงเป็นข้อมูลชีวมิติชนิดหนึ่ง คล้ายลายนิ้วมือ แต่ปรับให้เข้ากับน้ำเสียงและลักษณะเฉพาะของแต่ละคน และสามารถนำไปใช้เข้าถึงข้อมูลที่จำกัดหรือเป็นความลับ รวมถึงบัญชีธนาคารได้

บริษัทเทคโนโลยีบางแห่งขายต่อข้อมูลจากเครื่องมือจดบันทึกที่ตนเองสร้างขึ้น หรือใช้บันทึกการประชุมและการบันทึกเสียงที่เป็นความลับไปฝึกโมเดล AI ของตน นอกจากนี้ยังมีความเสี่ยงที่บทสนทนาระหว่างทนายความกับลูกความอาจถูกนำไปใช้ในกระบวนการทางกฎหมายได้ โดยเมื่อเดือนกุมภาพันธ์ที่ผ่านมา ผู้พิพากษาศาลรัฐบาลกลางในนิวยอร์กสั่งให้จำเลยคดีอาญารายหนึ่งส่งมอบเอกสารที่เขาจัดทำให้ทนายความของเขาแก่อัยการ เนื่องจากเอกสารดังกล่าวถูกแชร์ไปยังบุคคลที่สามแล้ว ซึ่งก็คือ Claude ของบริษัท Anthropic

"คนที่ใช้เครื่องมือจดบันทึก AI มักไม่รู้ว่าข้อมูลไปอยู่ที่ไหน" จัสติน แดเนียลส์ (Justin Daniels) ทนายความองค์กรประจำแอตแลนตาจากสำนักกฎหมาย Baker Donelson กล่าว "และในกรณีของผม ถ้าข้อมูลไปอยู่ที่อื่นโดยที่พวกเขาไม่รู้ตัว บทสนทนาที่ควรได้รับความคุ้มครองระหว่างทนายความกับลูกความก็อาจไม่ได้รับความคุ้มครองอีกต่อไป"

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับเกี่ยวกับมารยาทในการ "เชิญ" เครื่องมือจดบันทึก AI ออกจากการประชุม ความเสี่ยงของการใช้งาน และวิธีปกป้องตัวเอง

ขั้นแรกเมื่อเข้าร่วมประชุม ให้ตรวจสอบว่ามีบอทหรือไม่

เมื่อเข้าร่วมการประชุม ควรสร้างนิสัยในการตรวจสอบว่ามีเครื่องมือจดบันทึก AI อยู่หรือไม่ มันอาจปรากฏเป็นผู้เข้าร่วมประชุม มักมีป้ายกำกับว่าเป็น "AI notetaker" หรืออาจมีข้อความป๊อปอัปแจ้งผู้เข้าร่วมว่าการประชุมกำลังถูกบันทึก ซึ่งสัญญาณหลังนี้อาจบ่งชี้ถึงการมีอยู่ของเครื่องมือจดบันทึก AI

แพลตฟอร์มประชุมออนไลน์อย่าง Zoom และ Google Meet จะแจ้งให้ผู้ใช้ทราบเมื่อมีการบันทึกเกิดขึ้น แต่ซอฟต์แวร์ประชุมบางตัวไม่ได้ทำให้ชัดเจนว่ามีเครื่องมือจดบันทึกอยู่หรือไม่ ตามคำกล่าวของโธริน คลอซอสกี (Thorin Klosowski) นักวิเคราะห์อาวุโสด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของ Electronic Frontier Foundation

ผู้เข้าร่วมประชุมบางคนอาจใช้อุปกรณ์จดบันทึกส่วนตัวที่แยกจากแพลตฟอร์มประชุม ซึ่งในกรณีนี้ผู้เข้าร่วมคนอื่นอาจไม่รู้เลยว่าการสนทนากำลังถูกบันทึกและถอดความอยู่

"คุณก็หวังว่าอีกฝ่ายจะบอกคุณว่าเขากำลังทำแบบนั้น" คลอซอสกีกล่าว "การขอความยินยอมจากทุกคนก่อนเริ่มประชุมที่มีความละเอียดอ่อนน่าจะเป็นแนวทางที่สุภาพที่สุด"

หากคุณไม่แน่ใจว่ามีใครใช้เครื่องมือจดบันทึก AI หรือไม่ คุณสามารถถามตรง ๆ ได้ หรือประกาศตั้งแต่ต้นว่าการประชุมนี้ไม่อนุญาตให้บันทึก

วิธีที่สุภาพในการกำหนดขอบเขตแบบนี้คือการพูดว่า "นโยบายบริษัทของเรากำหนดว่าการประชุมนี้ห้ามบันทึก" ดูเฟรนแนะนำ วิธีนี้ช่วยให้พนักงาน เช่น พนักงานขายที่อยากสร้างความประทับใจที่ดี ไม่ต้องเป็น "ผู้ร้าย" เอง แต่ผลักภาระไปที่บริษัทแทน เธอกล่าว

อีกทางเลือกหนึ่งคือ อนุญาตให้เครื่องมือจดบันทึกทำงานในช่วงหนึ่งของการประชุม แต่ปิดมันในตอนท้ายเพื่อเปิดพื้นที่สำหรับพูดคุยเรื่องที่ละเอียดอ่อนกว่า

"ผมจะไม่เริ่มพูดถึงเนื้อหาสำคัญใด ๆ จนกว่ามันจะถูกปิด เพราะผมไม่อยากเสี่ยง" แดเนียลส์กล่าว

ยืนยันสิทธิความเป็นส่วนตัวเพื่อปกป้องลายเสียงของคุณ

เครื่องมือจดบันทึก AI จำนวนมากจะกำหนด "ลายเสียง" หรือสัญญาณอะคูสติกเฉพาะตัวให้กับผู้พูดแต่ละคนในห้องประชุม คริส พลูยเมอร์ส (Chris Pluymers) ทนายความร่วมของสำนักกฎหมาย The Dillon Law Group ในเมืองอีสต์แลนซิง รัฐมิชิแกน กล่าว นี่คือวิธีที่บริษัทเหล่านี้ใช้แยกแยะผู้พูดแต่ละคน โดยติดป้ายกำกับเป็น "Speaker 1" หรือ "Speaker 2"

วิธีหนึ่งที่ลายเสียงถูกนำไปใช้คือการยืนยันตัวตนของเจ้าของบัญชีธนาคารทางโทรศัพท์ หากผู้ไม่หวังดีเข้าถึงลายเสียงของบุคคลใดได้ พวกเขาอาจนำไปใช้เข้าถึงไฟล์ ก่อเหตุฉ้อโกง หรือยึดครองบัญชีได้ เขากล่าว

กฎหมายในบางรัฐควบคุมวิธีการสร้างและจัดเก็บลายเสียง และให้สิทธิแก่บุคคลในการคัดค้านการใช้เครื่องมือจดบันทึก AI ระหว่างการประชุมที่พวกเขาเข้าร่วม

ในรัฐอิลลินอยส์ ลายเสียงถูกจัดเป็นข้อมูลระบุตัวตนทางชีวมิติ คล้ายกับลายนิ้วมือ และอยู่ภายใต้กฎหมาย Biometric Information Privacy Act ของรัฐ ซึ่งกำหนดให้ต้องมีการแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรและได้รับความยินยอมโดยแจ้งข้อมูลครบถ้วน ก่อนที่เครื่องมือจดบันทึก AI หรือตัวแทนอื่นจะเก็บลายเสียงได้ กฎหมายยังกำหนดให้ต้องมีตารางการเก็บรักษาข้อมูลและนโยบายการทำลายข้อมูลที่บันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษรด้วย พลูยเมอร์สกล่าว แต่บริษัทส่วนใหญ่ที่ใช้เครื่องมือเหล่านี้กลับไม่มีระบบเหล่านั้นเลย

"ในโลกของ AI โลกของข้อมูลและความเป็นส่วนตัว โลกของการระบุตัวตนทางชีวมิติ ผมไม่คิดว่าเราจะสามารถมีท่าทีที่หย่อนยานขนาดนั้นได้" พลูยเมอร์สกล่าว "ผมคิดว่าการก้าวนำหน้าประเด็นนี้เป็นเรื่องสำคัญมาก"

ภายใต้กฎหมายของรัฐอิลลินอยส์ พนักงานสามารถปฏิเสธที่จะเข้าร่วมประชุมที่มีเครื่องมือจดบันทึก AI จนกว่าจะได้รับการยืนยันว่าข้อมูลจะถูกเก็บไว้ที่ไหน เพราะเหตุใด และจะถูกลบเมื่อใด พลูยเมอร์สกล่าว พวกเขายังสามารถสอบถามได้ว่ามีนโยบายและแบบฟอร์มยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรให้เซ็นหรือไม่

หากเครื่องมือจดบันทึก AI ปรากฏขึ้นในที่ประชุมโดยไม่คาดคิด ผู้เข้าร่วมสามารถพูดได้ว่า "ฉันอยากให้การประชุมนี้ไม่มีเครื่องมือบันทึกหรือถอดความด้วย AI และยินดีจะจดบันทึกเองแล้วสรุปให้ทีหลังหากเป็นประโยชน์" พลูยเมอร์สแนะนำ "แค่แสดงความเป็นมิตรและจริงใจ พร้อมขอให้พวกเขาเคารพความต้องการของคุณ"

รู้ว่าข้อมูลของคุณไปอยู่ที่ไหน

เมื่อทำงานร่วมกับแอปจดบันทึก AI ควรตรวจสอบว่าบริษัทที่สร้างแอปเหล่านั้นเก็บรักษาการบันทึก บทถอดความ หรือข้อมูลเมตาไว้ตลอดไปหรือไม่ หรือนำไปใช้ฝึกโมเดล AI หรือเปล่า แดเนียล เคย์ส (Danielle Kays) หุ้นส่วนของ Fisher Phillips ผู้ดูแลลูกความด้านกฎหมายความเป็นส่วนตัวและแรงงานให้กับภาคธุรกิจ กล่าว

"ถ้ามีระบบระบุตัวผู้พูดหรือการจดจำเสียง ควรทำความเข้าใจอย่างละเอียดว่ามันคืออะไรและทำงานอย่างไร" เคย์สกล่าว

แม้เมื่อเนื้อหาถูกลบไปแล้ว ข้อมูลเมตาเกี่ยวกับการประชุมก็อาจยังคงถูกเก็บไว้กับผู้ให้บริการ ซึ่งหมายความว่าข้อมูลธุรกิจที่ละเอียดอ่อนอาจส่งผลต่อพฤติกรรมของโมเดล และในบางกรณีอาจถูกจดจำหรือนำมาสร้างซ้ำได้ เธอกล่าว

เครื่องมือจดบันทึก AI สร้างข้อความ ซึ่งบุคคลภายนอกค้นหาได้ง่ายกว่าไฟล์วิดีโอหรือเสียง ตามข้อมูลของ EFF

"การเก็บวิดีโอจำนวนมากไม่ใช่เรื่องง่าย มันมีต้นทุนสูงและค้นหายาก แต่ข้อความค้นหาง่ายกว่ามากและจัดเก็บได้ถูกกว่า" คลอซอสกีแห่ง Electronic Frontier Foundation กล่าว

tag:#AIจดบันทึก #AINotetaker #ความเป็นส่วนตัว #เทคโนโลยี #ที่ประชุมออนไลน์ #DataPrivacy #ปัญญาประดิษฐ์ #WorkplacePrivacy #Voiceprint #TechNews #FarangThai

ที่มา : AP News